团队协作能力(管理者必备的三大能力)
兰西奥尼说,在这个信息多变的年代,团队协作是竞争的优势所在,而这个优势还没有真正发挥出来。一方面是团队协作对组织产生的结果很难衡量,因为它对组织的影响是综合性和蔓延性的,所以无法单独地把它视为一个变量并界定出来。其次,团队协作也很难实现。即使是从商学院请来最有智慧的人,也不敢说一定实现它。它需要一定的勇气和规则,以及情感力量。
但即使团队协作很难衡量也很难实现,它的力量却不容忽视。当成员们聚在一起,把自身的需要暂放在一边,都想着团队的利益,那么他们就能完成看起来不可能完成的任务。没有大多数组织中存在的办公室政治和纠纷,他们能够在较短的时间、花较少的投入完成任务。
克服团队协作的五项障碍模型
兰西奥尼在《团队协作的五大障碍》一书中提到,有关团队协作有两个基本事实:第一,大多数企业中,真正的团队协作仍然很难实现;第二,企业之所以不能实现良好的团队协作,是因为他们不自觉地陷入了五个普遍但却很危险的沼泽——团队协作五大障碍。人们往往误以为这五大障碍是各自独立的,实际上它们共同形成了一个模式,这使得它们中的任一项都可能成为企业团队的致命杀手。
这五大障碍分别是:缺乏信任、惧怕冲突、缺乏承诺、逃避责任以及忽视结果。而为了有效帮助管理者克服这五大障碍,兰西奥尼又提出了克服团队协作的五项障碍模型:
克服团队协作的五项障碍模型
# 建立信任 #
信任是高效、团结一致的团队的核心。没有信任,团队协作则无从谈起。而谈到团队信任,它与暴露所有成员的弱点有关。团队成员相互信任就会对彼此敞开心扉,不害怕暴露自己的缺点、不足及担忧。这是很理想的情况,但是只有非常优秀的团队能够建立起这种信任,因为这需要团队成员敢于承认自己的弱点。
基于弱点的信任不常见,原因是 我们都有自我保护的本能。我们不会在别人擅长的领域去展示自己,因为大多数人在事业和学习过程中已经习惯了相互竞争、彼此戒备。要使他们为了团队的利益而摒弃这些几乎成为本能的东西,虽然不容易做到,但却是好的团队所必需的。如果一支团队的成员做不到相互信任,代价将是巨大的。他们将不得不把大量的时间和精力浪费在管理个人行为和促进相互沟通上,他们惧怕开会,也不愿意主动向别人寻求帮助。于是,缺乏信任的团队通常士气都非常低迷,效率低下的重复劳动也非常多。
缺乏/充满信任团队行为表现对比一览表
如何建立信任,可从以下几方面着手:
1、 个人背景介绍:这个方法非常简单,只需大家在开会时围坐在一起,回答几个关于个人背景的问题。问题的设置不用过于敏感,通常可以包括家庭情况、家乡、童年经历、个人爱好等等。通过回答这些普通的问题,团队成员可以拉近相互关系,彼此更亲密。 例如你是哪里长大的?你有几个兄弟姐妹?在你的童年时期,你经历过的最困难、最重要、或者最特别的挑战是什么?
2、 个性及行为特点测试:测试团队成员的行为及个性特点是建立信任最有效的方法之一。这样做可以减少相互间的隔阂,建立相互了解和体谅的基础。例如MBTI、DISC性格测试、FPA性格色彩测试等。
3、 团队管理者的任务:团队管理者需要率先采取行动,承认自己的不足。这要求团队领导勇于在下属面前抛开面子问题,只有这样,下属们才愿意展现真实的自己。
# 掌控冲突 #
良好而持久的合作关系,需要积极的冲突和争论来促使其前进。遗憾的是,冲突在很多情况下被视为禁忌,尤其是在工作中。你的职位越高,你就越会发现你的同事们花很多时间和精力试图避免激烈的争论,而这种争论正是团队所必需的。
重要的是, 我们要将积极的争论与消极的争吵或个人矛盾区分开。积极的争论仅限于观点不同,不针对个人,也不存在人身攻击。
进行积极争论的团队很清楚,他们这样做的唯一目的,就是在最短的时间内找到最佳的解决方案,争论结束后,他们不会抱有残留的不满或者怨恨,而是马上进入到下一个议题当中。与此相反,有意避免思想交锋的团队成员却经常互相怨恨。为了避免伤害感情,他们不敢提倡辩论。当团队成员不当面表达出不同意见时,他们就会在背后进行人身攻击,这对团队的危害比任何争吵都要严重。
同样,很多人以提高效率为名避免思想交锋,误以为避免这类争论是节省时间的最好方法。与花时间争论的团队不同的是,那些避免争论的团队事实上不得不反复提出同样的问题,但还是无法解决。他们通常让团队成员暂时把问题放一放,其实就是逃避,等到下次非解决不可的时候再重新提出来。
惧怕/拥抱冲突团队行为表现对比一览表
如何掌控冲突,可从以下几个方面进行着手:
1、 建立大家都理解的冲突文化:人们对待冲突的观点和舒适度完全不同,因此作为团队,了解每一位成员能接受的范围及其原因非常重要,从而建立大家都理解的冲突;
2、 挖掘争论话题:避免争论的团队成员必须经常有意地“挖掘引起争论的话题”——把深藏不露的分歧摆在桌面上。这需要团队成员有提出敏感话题的勇气和信心,并迫使大家一起着手解决这些问题。开会时问题的讨论要体现出客观性,大家都要有决心投入争论中,直到问题解决为止。还可以指定一名成员在开会讨论时专门负责提出这类问题。
在这里分享一下 如何建立大家都理解的冲突文化:
冲突契约练习:开展团队成员会议,让每个团队成员写下讨论和争论时喜欢的行为和不能接受的行为。让每个人和大家分享自己的喜好。把大家相似的部分和不同的部分都写在白板上,继续讨论,直到得出大家都能接受和都不能接受的行为。
冲突契约练习要点
# 明确承诺 #
在团队中,承诺由两部分组成:阐明问题和达成共识。优秀的团队可以在很短的时间内达成明确的共识,而缺乏承诺的两个重要原因是追求绝对一致和绝对把握。
不要追求绝对一致。承诺并不等同于大家一致同意。大多数时候,一致是不存在的。假象的一致不会有冲突,成员们只是点头同意让会议继续。优秀的团队能够互相作出必要的让步,是因为他们知道一个理性的人并不一定要大家都接受自己的意见,而只是要求别人确实倾听自己的想法并予以考虑。不要想着等团队中所有的人都同意一个决定,这只会导致团队中庸、决策拖延、受挫。
不要追求绝对把握。优秀的团队会因大家齐心协力地制定出目标并为之奋斗而感到自豪,尽管有时候他们并没有把握所作出的决定是否正确。这是因为他们理解一条古老的军队格言,能够作出决定胜过没有决定。他们还意识到与其犹豫不决,不如大胆地行动起来,等确定当前的路线是错误的时候,再果断地调整方向。
缺乏/明确承诺团队行为表现对比一览表
为了有效明确承诺,在这里分享一个小技巧—— 阐明决议,公开承诺:
1、会议最后15分钟,团队领导要问:今天我们决定了什么?然后,团队领导要在白板上写下团队做出的每一个决定;
2、团队成员认真考虑每个决定,确定这就是我们当时同意的内容。如果不确定,团队重新讨论直到每个人都清晰地了解了决定的内容;
3、当所有人都认为已清晰地了解了决定的内容后,请每个人把决定写下来;
4、最后团队决定保留哪些承诺。
# 共担责任 #
对责任的理解可以分为两个层面,一是指社会道德上,个体份内应做的事,如职责、尽责任、岗位责任等。二是指没有做好自己工作,而应承担的不利后果或强制性义务。 而团队里面的“责任”则是当团队成员没有按照组织的标准行事时,大家自愿地、互相提醒,而不是团队领导者一个人负责。
不优秀的团队当中常常发生“逃避责任”的现象。团队成员逃避责任主要是因为不愿在指出别人不妥的行为之后,造成人际关系上的紧张,或者他们倾向于有意避免不快的谈话。优秀的团队则能够克服这些顾虑,直接面对存在的问题。
具有讽刺意味的是,当团队成员由于逃避责任而导致整体效益下降时,他们就会真的相互怪罪了。优秀团队的成员通过担负责任来促进彼此的关系,他们彼此之间会相互尊重,并对别人的表现抱有较高的期待。
逃避责任&共担责任行为表现对比一览表
要做到共担责任,可从以下方面入手:
1、 公布工作目标和标准。使团队成员更易于对彼此负责的一个好办法,就是公布团队的工作目标、每位成员负责的工作,以及大家为取得成功需要做的事。目标和职责模糊不清是责任的大敌,即使团队已经就工作计划和行为规范达成共识,也应该公开强调这些共识,以免被大家忽视。
2、 定期对成果进行简要回顾。团队成员应定期采用口头或书面的方式互相交流,针对同事在既定的工作目标和工作标准上的进展情况作出评价,如果不采取制度的方式约束大家,完全靠自觉的话,就会为逃避责任埋下祸根。
3、 团队嘉奖。将对个人表现的奖励转为团队成果奖,可以培养负责任的风气,因为一个团队不会因个别成员没有尽到责任而坐等失败。
# 关注结果 #
即使团队克服了我们已经讲过的所有障碍,但是如果还有一项工作没有做好,那么仍然不是优秀的团队,那就是“关注结果”。那是什么使得我们坚持关注集体结果这么困难? 是个人兴趣和个人防卫。我们自然地会优先关注自己再关注他人的倾向,即使是在面对家人的时候也会这样。一旦这种倾向进入一个团队,就会像疾病一样散布开来,很快就会腐蚀团队的根基,甚至会毁掉已经建立的互信关系。
具体来看,团队成员通常会关注以下几方面而不去关注团队整体结果。第一, 以自我为中心,它是团队的最终“杀手”,我们期望我们的团队能够获胜,首先是基于我们希望自己获胜。第二, 个人职业发展和金钱收入,即使是最无私的团队成员有时也会关注自身职业发展和经济需求。一个优秀的团队会理解这些需求,但是不会让它们去干扰团队取得集体目标,关键是要把这些需求公开化,不要让成员因为认为到自己有这些需求而觉得内疚和自私。
不重视/重视集体结果团队行为表现对比一览表
要确保让团队成员把重点放在集体成绩上可从以下两方面入手:
1、 公布工作目标:在橄榄球或篮球教练的眼中,如果球队成员擅自公开表示他们一定要赢得比赛,这实际上是最糟糕的事情之一。因为对于运动员团队来说,这样做会激起对手的注意。而在一般团队中,公开表示希望取得成功的想法则是有益的。
2、 奖励集体成就:激励团队成员追求集体成就的有效方法之一,就是将他们的奖励,尤其是奖金,与特定的工作成绩联系在一起。不过,只借助于这一点将会产生问题,因为这样使得经济奖励成为他们工作的唯一动力,因此需要配合其他方式。
在这里分享一个公布工作目标的工具—— 可视化的计分板。至于为什么使用计分板,因为计分板可以显示你们距离你们的目标还有多远。
可视化的计分板
结束语
团队协作对于信息多变的年代是竞争的优势所在。当成员们聚在一起,把自身的需要暂放在一边,都想着团队的利益,那么他们就能完成看起来不可能完成的任务。虽然团队协作很难实现,但如果团队管理者能够改善团队状态,通过认识团队成员的人性化特点,团队成员就可以克服人性的弱点,建立信任,进行有益的争论,全力投入,注重集体结果,就能实现团队协作,从而最终提升团队凝聚力及绩效产出!
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